iBAS++ পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে করণীয় কী? জিওবি স্টাফ ও এসডিওর সংশোধন পদ্ধতি, ডিডিওর দায়িত্ব এবং ২০১৫-পূর্ব বেতন তথ্য নিয়ে বিস্তারিত নির্দেশিকা
সরকারি কর্মচারীদের নতুন বেতন নির্ধারণ বা পে-ফিক্সেশন কার্যক্রমে অনলাইনে ভুল তথ্য দাখিল হলে কীভাবে তা সংশোধন করতে হবে, তা নিয়ে অনেকের মধ্যেই প্রশ্ন রয়েছে। বিশেষ করে iBAS++-এ পে-ফিক্সেশন বিবরণী ডিডিওর (Drawing and Disbursing Officer) কাছে জমা দেওয়ার পর ভুল ধরা পড়লে সেটি ফেরত নেওয়া, এডিট করা, পুনরায় সাবমিট করা এবং হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর প্রক্রিয়া সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা থাকা জরুরি।
এ ক্ষেত্রে জিওবি স্টাফ (GoB Staff) এবং এসডিও (Self Drawing Officer—SDO) পে-ফিক্সেশনের কার্যপ্রবাহ এক নয় বলে সংশ্লিষ্টদের অভিজ্ঞতায় উঠে এসেছে। জিওবি স্টাফের ক্ষেত্রে ডিডিওর মাধ্যমে বিবরণী ফেরত পাঠিয়ে সংশোধনের সুযোগ থাকলে নির্ধারিত প্রক্রিয়া অনুসরণ করা যেতে পারে। অন্যদিকে, এসডিওর পে-ফিক্সেশনে ভুল সংশোধনের জন্য সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সহায়তা প্রয়োজন হতে পারে।
এ ছাড়া ২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেল, পূর্ববর্তী বেতন পুনর্নির্ধারণ, ইনক্রিমেন্ট, পদোন্নতি এবং সার্ভিস বুকের তথ্য সঠিকভাবে উপস্থাপন করা হয়েছে কি না, সেটিও গুরুত্বপূর্ণ। কারণ বেতন নির্ধারণের ধারাবাহিকতায় কোনো তথ্য বাদ পড়লে বা ভুলভাবে এন্ট্রি হলে সংশোধন ও যাচাইয়ের প্রয়োজন দেখা দিতে পারে।
বিশেষ দ্রষ্টব্য: এই প্রতিবেদনে সংশ্লিষ্টদের দেওয়া তথ্য ও অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে সম্ভাব্য সংশোধনপ্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করা হয়েছে। iBAS++-এর সব ব্যবহারকারী আইডিতে একই অপশন থাকবে—এমন নিশ্চয়তা নেই। সংশ্লিষ্ট সরকারি নির্দেশনা ও হিসাবরক্ষণ অফিসের নিশ্চিতকরণকে চূড়ান্ত হিসেবে বিবেচনা করতে হবে।
জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশন ভুল হলে ধাপে ধাপে সংশোধনের নিয়ম
প্রাপ্ত নির্দেশনামূলক তথ্য অনুযায়ী, ডিডিওর কাছে জমা দেওয়া জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশন বিবরণীতে ভুল থাকলে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করা যেতে পারে।
ধাপ ১: Running Fixation থেকে বিবরণী খুঁজুন
ডিডিও সংশ্লিষ্ট iBAS++ অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করে Running Fixation মেনু থেকে কর্মচারীর বিবরণী খুঁজবেন। এরপর বিস্তারিত তথ্য খুলে কোন জায়গায় ভুল রয়েছে, তা যাচাই করবেন।
ধাপ ২: ভুলের কারণ লিখে ‘ফেরত’ দিন
বিবরণীতে ‘ফেরত’ ও ‘ফরোয়ার্ড’ অপশন থাকলে ভুলের কারণ উল্লেখ করে ‘ফেরত’ বাটনে ক্লিক করতে হবে। কারণ লেখার সময় সাধারণ মন্তব্য না করে ভুলের ধরন নির্দিষ্টভাবে উল্লেখ করা ভালো।
যেমন:
মূল বেতনের তথ্য ভুল।
ইনক্রিমেন্টের তারিখে অসংগতি রয়েছে।
পূর্ববর্তী বেতন স্কেলের তথ্য অসম্পূর্ণ।
পদোন্নতি বা উচ্চতর গ্রেডের তথ্য যাচাই প্রয়োজন।
সার্ভিস বুকের তথ্যের সঙ্গে অনলাইন বিবরণীর মিল নেই।
ধাপ ৩: এডিট অপশনে তথ্য সংশোধন করুন
ফিক্সেশন ফেরত আসার পর সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি ইউজার বা অনুমোদিত ব্যবহারকারী Fixation Edit-এর মতো প্রযোজ্য অপশন থেকে প্রয়োজনীয় সংশোধন করবেন। সব অ্যাকাউন্টে একই মেনুর নাম থাকবে, এমনটি ধরে নেওয়া উচিত নয়।
ধাপ ৪: সংশোধিত বিবরণী পুনরায় সাবমিট করুন
সংশোধনের পর তথ্য সংরক্ষণ করে বিবরণী পুনরায় ডিডিওর কাছে জমা দিতে হবে। সাবমিটের আগে বেতন, গ্রেড, ইনক্রিমেন্ট, চাকরির ইতিহাস ও অন্যান্য প্রযোজ্য তথ্য আবার যাচাই করা জরুরি।
ধাপ ৫: সার্ভিস বুকের পৃষ্ঠা নম্বর দিয়ে ফরোয়ার্ড করুন
ডিডিও সংশোধিত বিবরণী যাচাই করে সার্ভিস বুকের প্রযোজ্য পৃষ্ঠা নম্বর উল্লেখ করবেন এবং সিস্টেমে অনুমোদিত প্রক্রিয়ায় হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করবেন।
এখানে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, শুধু অনলাইন তথ্য সংশোধন করলেই দায়িত্ব শেষ হয় না। সংশোধিত তথ্যের পক্ষে প্রয়োজনীয় দাপ্তরিক নথি থাকা এবং সংশ্লিষ্ট যাচাইপ্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়াও জরুরি।
এসডিওর পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে ডিডিওর করণীয় কী?
এসডিওর পে-ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে সবচেয়ে বেশি যে প্রশ্নটি উঠেছে, তা হলো—ডিডিও কি ভুল ফিক্সেশন ফেরত পাঠাতে পারবেন, নাকি সরাসরি হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে সংশোধন করতে হবে?
প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, এসডিওর ক্ষেত্রে ডিডিওর আইডিতে ফেরত পাঠানোর অপশন না থাকলে ডিডিওকে দিয়ে জোর করে সংশোধন করানোর চেষ্টা না করে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে যোগাযোগ করতে হবে।
| পরিস্থিতি | করণীয় |
|---|---|
| এসডিওর ফিক্সেশন এখনো সংশ্লিষ্ট পর্যায়ে রয়েছে | সিস্টেমে প্রদর্শিত অবস্থা ও অনুমোদিত অপশন যাচাই করুন |
| ডিডিওর আইডিতে ‘Send Back’ অপশন নেই | সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা নিন |
| হিসাবরক্ষণ অফিসে ভুল ধরা পড়েছে | দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার মাধ্যমে ফেরত বা সংশোধনের ব্যবস্থা নিশ্চিত করুন |
| সংশোধনের পর আবার দাখিল করতে হবে | সংশ্লিষ্ট নির্দেশনা অনুযায়ী তথ্য সংশোধন ও পুনরায় সাবমিট করুন |
হিসাবরক্ষণ অফিসের অডিটর, সুপার বা হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা—কার আইডিতে কোন পর্যায়ে ফেরত পাঠানোর ক্ষমতা রয়েছে, তা নির্দিষ্টভাবে যাচাই করা প্রয়োজন। সবার জন্য একই ক্ষমতা প্রযোজ্য বলে ধরে নেওয়া ঠিক হবে না।
২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেলের তথ্য বাদ পড়লে কী সমস্যা হতে পারে?
পে-ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে কর্মচারীর পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের ইতিহাস অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে ২০১৫ সালের আগের চাকরির তথ্য প্রযোজ্য হলে সেগুলো বাদ দিয়ে শুধু বর্তমান মূল বেতন এন্ট্রি করা যথেষ্ট নাও হতে পারে।
যেসব তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন:
২০১৫ সালের আগে প্রযোজ্য বেতন স্কেল ও মূল বেতন।
১ জুলাই ২০১৫ তারিখে প্রযোজ্য বেতন পুনর্নির্ধারণের বিবরণী।
বার্ষিক ইনক্রিমেন্টের তারিখ ও বেতনের ধারাবাহিকতা।
পদোন্নতি, টাইমস্কেল, সিলেকশন গ্রেড বা উচ্চতর গ্রেডের আদেশ, যেখানে প্রযোজ্য।
সার্ভিস বুকের সংশ্লিষ্ট পৃষ্ঠা ও দাপ্তরিক আদেশ।
এখানে মনে রাখতে হবে, ২০১৫ সালের আগের তথ্য কোন কর্মচারীর ক্ষেত্রে বাধ্যতামূলক এবং কোন ঘরে দিতে হবে, তা সংশ্লিষ্ট ফরমের নির্দেশনা ও চাকরির ইতিহাসের ওপর নির্ভর করে। তাই অনুমান করে তথ্য পূরণ না করে মূল নথির সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া উচিত।
পে-ফিক্সেশন সংশোধনের আগে যে ৮টি বিষয় যাচাই করবেন
যাচাই তালিকা
0 / 8
সরকারি কর্মচারীদের সাধারণ প্রশ্নোত্তর
প্রশ্ন: ডিডিওর কাছে সাবমিট করার পর কি কর্মচারী নিজে ভুল সংশোধন করতে পারবেন?
উত্তর: ফিক্সেশন ফেরত আসার পর সংশ্লিষ্ট সিস্টেমে অনুমোদিত এডিট অপশন ও ব্যবহারকারীর ভূমিকা অনুযায়ী সংশোধন করতে হবে। কর্মচারী নিজেই সরাসরি সম্পাদনা করতে পারবেন—এমনটি সব ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়।
প্রশ্ন: জিওবি স্টাফের ফিক্সেশন কে সংশোধন করবেন?
উত্তর: সরবরাহ করা কার্যপ্রবাহ অনুযায়ী, ডিডিও ফিক্সেশন ফেরত দিলে অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজার বা ডিডিও প্রয়োজনীয় সংশোধন করে পুনরায় দাখিল করতে পারেন।
প্রশ্ন: এসডিওর ফিক্সেশন ভুল হলে কি ডিডিও ফেরত দেবেন?
উত্তর: ডিডিওর আইডিতে সংশ্লিষ্ট অপশন না থাকলে হিসাবরক্ষণ অফিসের সহায়তা নিতে হবে। এসডিওর ক্ষেত্রে সংশোধনের এখতিয়ার ও কার্যপ্রবাহ সংশ্লিষ্ট অফিস থেকে নিশ্চিত করতে হবে।
প্রশ্ন: সার্ভিস বুকের পৃষ্ঠা নম্বর না দিলে কি সমস্যা হতে পারে?
উত্তর: যে পর্যায়ে সার্ভিস বুকের পৃষ্ঠা নম্বর চাওয়া হয়, সেখানে সঠিক নম্বর উল্লেখ করা প্রয়োজন। ভুল বা অসম্পূর্ণ তথ্য থাকলে যাচাইপ্রক্রিয়ায় বিলম্ব হতে পারে।
প্রশ্ন: ২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেলের তথ্য বাদ পড়লে কী করবেন?
উত্তর: সংশ্লিষ্ট বেতন নির্ধারণের আদেশ, সার্ভিস বুক এবং প্রযোজ্য পুনর্নির্ধারণের তথ্য যাচাই করে ঘাটতি শনাক্ত করতে হবে। এরপর সিস্টেমের অনুমোদিত সংশোধনপ্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হবে।
শেষ কথা
iBAS++ পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তিনটি বিষয় হলো—ভুলের কারণ সঠিকভাবে শনাক্ত করা, সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীর মাধ্যমে অনুমোদিত পদ্ধতিতে সংশোধন করা এবং সংশোধিত বিবরণী নথির সঙ্গে মিলিয়ে পুনরায় দাখিল করা।
জিওবি স্টাফের ক্ষেত্রে ডিডিওর মাধ্যমে ফেরত পাঠানো ও এডিটের প্রক্রিয়া প্রযোজ্য হতে পারে। এসডিওর ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা অনুযায়ী ব্যবস্থা নেওয়া প্রয়োজন। একই সঙ্গে ২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেলের তথ্য, ইনক্রিমেন্ট, পদোন্নতি এবং সার্ভিস বুকের তথ্য যাচাই না করে ফিক্সেশন চূড়ান্ত করা উচিত নয়।
সরকারি পোর্টাল: iBAS++। পোর্টালে প্রদর্শিত কার্যকর নির্দেশনা এবং সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের নিশ্চিতকরণ অনুসরণ করুন।
