সরকারি কর্মচারীগণের সার্ভিস বুক ও ই-চাকরি বৃত্তান্ত সংরক্ষণে প্রশাসনিক বাধ্যবাধকতা
সরকারি বিধিমালা অনুযায়ী, সকল নন-গেজেটেড সরকারি কর্মচারীর চাকরির তথ্য সংরক্ষণের জন্য দুই কপি সার্ভিস বুক রক্ষণাবেক্ষণ করা বাধ্যতামূলক । তবে মাঠপর্যায়ে অনেক সময় দ্বিতীয় কপিতে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের স্বাক্ষরের অনীহা বা দীর্ঘসূত্রতার কারণে কর্মচারীরা প্রশাসনিক নানা জটিলতার সম্মুখীন হচ্ছেন।
সার্ভিস বুক হালনাগাদ ও সংরক্ষণের নিয়মাবলি
হালনাগাদ করার সময়সীমা: সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়, বিভাগ বা দপ্তরকে প্রতি বছর ফেব্রুয়ারি মাসের মধ্যে সার্ভিস বুক হালনাগাদ করার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে ।
স্বচ্ছতা নিশ্চিতকরণ: সার্ভিস বুক-এ কোনো প্রকার ঘষামাজা বা অস্পষ্টতা গ্রহণযোগ্য হবে না; সকল তথ্য স্পষ্টভাবে লিপিবদ্ধ থাকতে হবে ।
জন্ম তারিখ লিখন: কর্মচারীর জন্ম তারিখ সংখ্যা ও কথায়—উভয় পদ্ধতিতেই লিখতে হবে ।
বদলির ক্ষেত্রে করণীয়: কোনো কর্মচারী বদলি হলে তার সার্ভিস বুকের দুই কপিই সিলগালা অবস্থায় নতুন কর্মস্থলে প্রেরণের দায়িত্ব বর্তমান কর্তৃপক্ষের । এছাড়া কর্মচারীর ব্যক্তিগত নথিতে সার্ভিস বুকের একটি সত্যায়িত ফটোকপি সংরক্ষণ করতে হবে ।
ই-চাকরি বৃত্তান্ত ও IBAS++ এ তথ্য অন্তর্ভুক্তি
প্রথাগত সার্ভিস বুকের পাশাপাশি বর্তমানে আধুনিক পদ্ধতিতে তথ্য সংরক্ষণের ওপর জোর দেওয়া হয়েছে:
ই-চাকরি বৃত্তান্ত: নির্ধারিত ফরম্যাটে (সংযোজনী-৯) কর্মচারীদের জন্য ইলেকট্রনিক চাকরি বৃত্তান্ত সংরক্ষণ ও নিয়মিত হালনাগাদ করতে হবে ।
তথ্যের পরিধি: নিয়োগ, স্থায়ীকরণ, পদোন্নতি, ছুটি, লিয়েন, এমনকি অডিট আপত্তি ও বিভাগীয় মামলার তথ্যও এই বৃত্তান্তে অন্তর্ভুক্ত থাকবে ।
IBAS++ এ এন্ট্রি: সকল কর্মচারীর চাকরি বৃত্তান্ত IBAS++ সিস্টেমে এন্ট্রি দিয়ে নিয়মিত হালনাগাদ তথ্য অর্থ বিভাগে প্রেরণ নিশ্চিত করার নির্দেশনা রয়েছে।
কর্তব্যে অবহেলায় শাস্তিমূলক ব্যবস্থা
নীতিমালায় স্পষ্ট উল্লেখ আছে যে, কোনো সংগত কারণ ছাড়া যদি ফেব্রুয়ারি মাসের মধ্যে সার্ভিস বুক হালনাগাদ করা না হয়, তবে সংশ্লিষ্ট প্রশাসনিক কর্তৃপক্ষ দায়ী কর্মকর্তা বা কর্মচারীর বিরুদ্ধে কর্তব্যে অবহেলার দায়ে বিভাগীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন ।
অন্যান্য আর্থিক ও প্রশাসনিক তথ্য
চাকরি শেষে বা বদলির সময় যাতে জটিলতা না হয়, সেজন্য নিচের বিষয়গুলোও অত্যন্ত জরুরি:
এলপিসি (LPC): বদলির সময় ৩ কার্যদিবসের মধ্যে ছুটির হিসাবসহ যথাযথভাবে পূরণকৃত এলপিসি হার্ড ও সফট কপি পরবর্তী কর্মস্থলে পাঠাতে হবে ।
ভবিষ্য তহবিল ও পেনশন: ভবিষ্য তহবিলের হিসাব (মুনাফাসহ) এবং অবসর-উত্তর ছুটির হিসাব সঠিকভাবে সংরক্ষণ করতে হবে যাতে পেনশন প্রাপ্তিতে কোনো ব্যাঘাত না ঘটে ।
প্রশাসনিক স্বচ্ছতা বজায় রাখতে এবং কর্মচারীদের নায্য অধিকার নিশ্চিত করতে নির্ধারিত সময়ের মধ্যে সার্ভিস বুক ও ই-চাকরি বৃত্তান্ত হালনাগাদ করার বিকল্প নেই।
